O Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal (TRE-DF), em parceria com a Universidade de Brasília, desenvolveu um sistema para gerenciar Documentos de Formalização de Demanda (DFDs). O objetivo da plataforma é centralizar o registro, acompanhamento e avaliação das demandas internas, permitindo que diferentes unidades administrativas registrem necessidades, acompanhem o andamento e mantenham histórico das solicitações.
Antes da implementação da plataforma, o processo de gestão de demandas administrativas era fragmentado e dependia de múltiplos canais de comunicação.
Isso gerava desafios como:
Além disso, o grande volume de demandas exigia uma solução que facilitasse a organização e priorização das solicitações pelas áreas responsáveis.
Criar uma plataforma que permita:
Registrar demandas institucionais de forma estruturada.
Acompanhar o andamento das solicitações.
Facilitar a análise e aprovação das propostas.
Garantir transparência por meio de registros de auditoria.
Oferecer indicadores visuais para monitoramento das demandas.
Atuei como Product Designer responsável pela estruturação da experiência do sistema, organizando fluxos, arquitetura da informação e interface da plataforma. O trabalho envolveu analisar o fluxo administrativo descrito no manual do sistema e traduzir essas regras em uma experiência digital clara e eficiente para os usuários internos da instituição.
O sistema conta com um dashboard principal que permite visualizar rapidamente o status das demandas registradas. Indicadores visuais ajudam os administradores a acompanhar prazos, volumes de solicitações e andamento dos processos.
A plataforma permite configurar e cadastrar captações de demandas, podendo ser classificadas como quantitativas ou qualitativas. Esse processo orienta os usuários passo a passo no registro das informações necessárias para formalização das solicitações.
Após o envio da demanda, o sistema permite que gestores analisem as propostas, podendo aprovar, devolver para ajustes ou solicitar informações adicionais. Esse fluxo garante maior controle e organização no processo de tomada de decisão.
Para garantir transparência e rastreabilidade das ações realizadas, o sistema mantém registros de auditoria que armazenam o histórico de interações dos usuários. Esses registros permitem acompanhar alterações realizadas no sistema e ajudam a manter conformidade com políticas institucionais.
O sistema também disponibiliza relatórios que permitem analisar o volume de demandas registradas, status das solicitações e desempenho do processo de gestão de demandas.
Entre os principais benefícios estão:
O projeto evidenciou a importância de estruturar sistemas institucionais com foco na organização da informação e na clareza dos fluxos administrativos. Trabalhar com demandas internas exigiu transformar processos formais e regras institucionais em interações simples dentro da interface.
Outro ponto relevante foi o cuidado com a hierarquia visual e a legibilidade dos dados, já que sistemas administrativos costumam lidar com grande volume de informações. A adoção das diretrizes do GOV.BR também foi fundamental para garantir consistência, acessibilidade e familiaridade para os usuários do sistema.
Por fim, o projeto reforçou como o design pode contribuir para tornar processos internos mais claros e organizados, facilitando o acompanhamento e a gestão das demandas institucionais.