TRE-DF: Gestão de demandas - Antonio Albuquerque

Centralizei o registro e o acompanhamento de demandas do TRE-DF em uma plataforma clara, com dashboard, fluxo de avaliação e registro de auditoria.

(1) Desafio

Gestão de demandas fragmentada em vários canais, com pouca visibilidade de prazos e responsáveis e sem histórico centralizado.

(2) Meu papel

Product Designer: fluxos, arquitetura da informação e interface, a partir do fluxo descrito no manual do sistema.

(3) Solução

Plataforma com dashboard, captação de demandas, fluxo de avaliação, auditoria e relatórios, nas diretrizes do GOV.BR.

(4) Resultado

Registro centralizado, mais visibilidade do andamento, melhor organização entre as áreas e mais transparência.

Contexto e problema

O Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal (TRE-DF), em parceria com a Universidade de Brasília, desenvolveu um sistema para gerenciar Documentos de Formalização de Demanda (DFDs). A plataforma centraliza o registro, o acompanhamento e a avaliação das demandas internas, e permite que as unidades administrativas registrem necessidades, acompanhem o andamento e mantenham o histórico.

Antes dela, a gestão de demandas administrativas era fragmentada e dependia de múltiplos canais de comunicação. O grande volume de solicitações pedia uma solução que facilitasse a organização e a priorização pelas áreas responsáveis.

Acompanhamento difícil Pouca clareza sobre o andamento das solicitações

Pouca visibilidade Prazos e responsáveis difíceis de ver

Sem histórico centralizado Demandas espalhadas em vários canais

Processos manuais Sujeitos a erros e retrabalho

Objetivo e meu papel

Atuei como Product Designer responsável pela estruturação da experiência: fluxos, arquitetura da informação e interface. Analisei o fluxo administrativo descrito no manual do sistema e traduzi essas regras em uma experiência digital clara e eficiente para os usuários internos da instituição.

Objetivos do produto

(1)

Registrar

Demandas institucionais de forma estruturada.

(2)

Acompanhar

O andamento das solicitações.

(3)

Avaliar

Facilitar a análise e a aprovação das propostas.

(4)

Auditar

Transparência por meio de registros de auditoria.

(5)

Monitorar

Indicadores visuais das demandas.

Principais desafios

Complexidade do processo Regras institucionais em fluxos simples

Volume de dados Hierarquia visual e legibilidade

Perfis diferentes de usuário Experiências por tipo de acesso

Necessidade de rastreabilidade Histórico de ações do sistema

A solução

Dashboard de monitoramento

Um dashboard principal mostra rapidamente o status das demandas. Indicadores visuais ajudam os administradores a acompanhar prazos, volumes de solicitações e andamento dos processos.

Dashboard: status das demandas, gráfico, calendário de eventos e avisos gerais. Clique para ampliar.

Gestão de demandas

É possível configurar e cadastrar captações de demandas, quantitativas ou qualitativas. O processo orienta o usuário passo a passo no registro das informações necessárias para formalizar a solicitação.

Configuração da captação de demandas: configurações gerais e textos. Clique para ampliar.

Fluxo de avaliação

Depois do envio, os gestores analisam as propostas: aprovam, devolvem para ajustes ou pedem informações adicionais. O fluxo dá mais controle e organização à tomada de decisão.

Avaliação de DFDs quantitativos: filtros, tabela e ações de aprovar ou recusar. Clique para ampliar.

Registro de auditoria

Para garantir transparência e rastreabilidade, o sistema mantém registros de auditoria com o histórico de interações dos usuários. Eles permitem acompanhar alterações e manter a conformidade com as políticas institucionais.

Registro de auditoria: histórico das interações no sistema. Clique para ampliar.

Relatórios

Os relatórios permitem analisar o volume de demandas registradas, o status das solicitações e o desempenho do processo de gestão.

Relatórios: volume, status e desempenho da gestão de demandas. Clique para ampliar.

Aprendizados

O projeto mostrou a importância de estruturar sistemas institucionais com foco na organização da informação e na clareza dos fluxos. Trabalhar com demandas internas exigiu transformar processos formais e regras institucionais em interações simples.

Também reforçou o cuidado com a hierarquia visual e a legibilidade em sistemas que lidam com muita informação. Adotar as diretrizes do GOV.BR foi fundamental para garantir consistência, acessibilidade e familiaridade para os usuários.

Por fim, o projeto reforçou como o design pode tornar processos internos mais claros e organizados, facilitando o acompanhamento e a gestão das demandas institucionais.